ניהול ידע - למה זה טוב...?

הגשת המידע לאנשים הנכונים, בזמן הנכון

לקבל החלטות נכונות ע.ב. נסיון וידע קולקטיביים

בסביבה העסקית המורכבת והדינאמית, אף גורם לא יודע "הכל" בעצמו, ועל מנת לקבל החלטה נכונה, כדאי שתהיה לו גישה לידע קולקטיבי, שנצבר לאורך השנים

פיתוח הנכסים האנושיים והאינטלקטואליים

עובדים אוהבים סביבה נוחה ומאורגנת, המאפשרת להם להיות יעילים ולהמנע מטעויות

עובדים אוהבים גם הכרה במומחיותם, מעמיתיהם וממנהליהם

נכסים אינטלקטואליים מגיעים מעובדים, כאשר יש לכך סביבה תומכת של ניהול ידע ושיתופו

להגיב מהר לכל התרחשות

תגובה מהירה ניתן לקבל בכל פעם שכל המידע הנדרש לכך מאותר בקלות ומוצג בבהירות, וכן בכל פעם שניתן לקבל תשובות מהירות לשאלות חשובות

תגובה מהירה מאפשרת קבלת יתרון תחרותי, מתן שירות טוב יותר, וכו'.

להגביר תפוקה ולחסוך בזמן

התפוקה עולה כאשר מירב זמנם של עובדים מוקדם לביצוע בפועל של מטלותיהם, במקום לחיפוש ולנסיון להבין מה נדרש מהם

תיעוד הידע במערכת הוא נוח עד כדי כך, שהוא חוסך בזמן בטווח הארוך, ולא מבזבז אותו

מרכיבי המערכת ויכולותיה

לא רק מערכת: פתרון מומחה!
תוכנה העומדת בסעיפים הרלוונטיים ל Knowledge management systems בתקן הבינלאומי ISO 30401...

  • מאפשרת לאנשים בכל הארגון ליצור, לתעד, ולשתף ידע אחד עם השני.
  • כוללת ומציגה מדיניות ויעדים
  • כוללת כלי ניהול ובקרה
  • כוללת תשתית לעבודה של Enablers שונים
  • מנהלת מידע המאפשר פיתוח הון אנושי
  • כוללת תשתית מלאה להוספה וניהול של מידע מתועד (מסמכים)

מומחה שיסייע בתהליך ההטמעה, וידאג להצלחתו

  • מומחיות בתכנון והקמת פתרונות לניהול ולשיתוף ידע
  • מומחיות בתכנון והקמת סביבות עבודה שיתופיות וגלובליות, המאפשרות לארגונים ולעמיתים מקצועיים לעבוד יחד ביעילות, מכל מקום שבו הם נמצאים, לשתף תובנות ונסיון בכל חלקי הארגון תוך ניצול היתרונות של העולם הגלובלי והמדיה הדיגיטלית

לב המערכת: עץ ידע וטפסים
לכל עובד, עץ "קטגוריות ידע", רלוונטי לתפקידו, הניתן לסינון:

העץ נבנה לפי היחידה הארגונית אליה שייך העובד, והתפקי שלו בארגון. מה שלא רלוונטי (או אסור לגישה), לא מוצג.

תיקי ידע:

  • ניתן לבנות "תיקי ידע", זמניים או קבועים, ולמפות אותם לתפקידים או לעובדים ספציפיים.
  • כל עובד יכול לסנן את עץ הקטגוריות לפי תיק ידע, כדי להציג רק מה שרלוונטי, להכשרה שהוא צריך לעבור, לתפקיד חדש, לעניין דחוף, וכו'.

מסננים נוספים:

  • קטגוריות אליהם אני מנוי (לקבלת עדכונים בדחיפה)
  • פריטים חדשים או כאלה שהתעדכנו מאז שקראתי אותם
  • פריטים שסימנתי כמועדפים
  • מילות מפתח

הצגה - בתבניות מאורגנות, תמציתיות, ועשירות במידע (כולל קישורים, קבצים נלווים...); לכל סוג פריט ידע - תבנית טופס מתאימה עבורו:

  • ראיון עם מומחה
  • הצעת ייעול
  • הנחיית ביצוע
  • מדריך משתמש
  • תובנה חשובה
  • חוזר
  • נוהל
  • ורבים אחרים...

רכיבים עיקריים במערכת - עבור כלל העובדים
כל עובד שרשאי לצפות בפריט, יכול להוסיף לו מידע חסר, להביע דעה, לשאול ולענות:

ניתן להוסיף מידע באמצעות מערכת תגובות. ניתן להגיב לתגובות ולהמשיך ולהרחיב את המידע.

ניתן ליצור שאלה מעל פריט. הודעה נשלחת ליוצר הפריט, והוא יכול להשיב.

ניתן לדרג כל הערה, ולסמן תשובה כ"נכונה", כדי לעזור למתעניינים הבאים לדעת מה חשוב לקרוא.

יוצר הפריט מקבל הודעה על השיחה שמתבצעת סביב הפריט, ויכול לעדכן את הפריט, או להשאיר את התגובות כמידע נלווה עם קישור לגורם בארגון שרשם אותן.

מערכת "הצבעות" מחוללת "ציון ידע" לכל עובד לפי תרומתו, ומאפשרת למומחים לקבל הכרה והוקרה

ציון "ידע" נקבע לפי תרומת העובד:

  • עולה ככל שעונה על יותר שאלות, רושם תגובות לפריטים, וכו'
  • עולה ככל שיש יותר תשובות שלו שסומנו כ"נכונות"
  • עולה עם קבלת דירוגים חיוביים מעמיתים לפריטים ולתגובות שכתב

יש גם ציון "תפעול", שנקבע על בסיס פרמטרים תפעוליים של המערכת

  • פער זמנים נמוך בין הוספה/עדכון של פריט ידע אליו הוא מנוי, לבין המועד בו העובד קרא פריט זה
  • מספר פריטי הידע שיצר
  • מספר פריטי הידע אליהם הוא רשאי לגשת
  • וכו'...

באמצעות טקסט פשוט וגם באמצעות שאילתות פרמטרים מתקדמות

חיפוש טקסטואלי

  • איתור פריטים על פי תוכן הרשום בכל אחד משדות הנתונים שלהם
  • איתור גם בטקסט של מסמכים נלווים

מנגנון חיפוש לפי פרמטרים

  • החיפוש לפי פרמטרים מאפשר איתור מדויק של פריטים על בסיס ערכים המאוחסנים בהם.
  • ניתן לבצע איתור על בסיס ערך מקורב, ערך מדויק, ערכים משליפה מרשימה, כן/לא, טווחי מספרים ומחירים, תאריכים מחליקים (מ"היום" ועד "סוף הרבעון" למשל) וכו'.

שמירת וטעינה של חיפושים

  • ניתן לשמור חיפושים, לתת להם שם ותיאור, ולשתף אותם עם עמיתים.
  • החיפושים השמורים מהווים בסיס למגוון פעולות כמו יצירת דוחות במסך הדוחות, הצגה מהירה של תוצאות במסך הראשי, יצירת מחוונים בלוח המחוונים, וכו'.

שמירת חיפוש כסימניות/מועדפים בדפדפן לשימוש חוזר מהיר

  • ניתן לשמור חיפושים כסימניות בדפדפן (נקראות גם "מועדפים")" הפעלת החיפוש מתבצעת ע"י ניווט לסימניה, ללא הזנה מחדש של החיפוש

המידע מוגש בצורה מסודרת ומתוזמנת לעובדים הרלוונטיים:

עובד יכול להירשם להתראות על שינוי/תוספת פריטים בקטגוריות לבחירתו, וגם בפריטים ספציפיים או סוגי פריט.

ניתן להגדיר "מומחה" לקטגוריה/סוג פריט: יקבל התראה על כל שאלה בכל פריט בתחום. עובד יכול להירשם עצמאית כמומחה לנושאים שיש לו עניין לקדם

התראות מוצגות במסך הראשי, ונשלחות גם במייל עם מידע תמציתי וקישור לפריטים הרלוונטיים.

מערכת ניהול מובנית למנהלים
דוחות התפעול מאפשרים למנהל לזהות "כוכבים" ולרתום אותם לעשייה, ולאתר "צווארי בקבוק" של ידע ול"שחרר" אותם

דוח "מומחים פוטנציאליים" מציג עובדים בעלי ניקוד גבוה בכל קטגוריה, אותם כדאי למנות כמומחים

דוח "זמן מעדכון לקריאה" מציג את פער הזמן הממוצע בין המועד בו נרשמו פריטים חדשים/מעודכנים בקטגוריה אליה מנוי עובד, ועד שהעובד התעדכן במידע החדש

ניתן גם להגדיר "דוחות אוטומטיים" הנשלחים באופן אוטומטי בתזמון מתאים

יצירת הודעות ומיפוי שלהן ליחידות ארגוניות ותפקידים, להצגה במסך הראשי ומשלוח במייל מרכז יומי

  • מנהל יכול ליצור הודעות להפצה דרך המערכת, ולמפות אותן ליחידות ארגוניות ולתפקידים.
  • המערכת מציגה את ההודעות לפי המיפוי שנקבע, במסך הראשי של העובדים המתאימים, ועוקבת אחרי סטטוס קריאת ההודעות.
  • המערכת מרכזת את ההודעות שלא נקראו אצל כל עובד, ושולחת אותן אליו במייל יחיד, פעם ביום.

מעטפת יכולות מתקדמות
אישור מסמכים על ידי מספר גורמים בארגון, מתוך המערכת

תיאור המנגנון:

  • הבקשות לאישור מופצות באמצעות מנגנון ה"התראות במייל" המובנה במערכת: כל הדרישות מרוכזות באימייל יומי, עם כל המידע הדרוש ביחד עם קישור למסך אישור, וחזרה יומית כל עוד לא בוצע התקבל אישור; מסך האישור מאפשר לאשר, לדחות, או להעלות מסמך מתוקן כגרסה חדשה, והכל עם הערות
  • אין דרישת הסתמכות על אימייל, היות וכל ההתראות מופיעות גם במסך ניהול ההתראות שבתוך המערכת, וכיוון שסטטוס היאושרים ולחצני האישור מופיעים גם בתוך מסך הצפייה/עריכה בפריט
  • מנגנון החוקים מאפשר קביעת סדר, על מנת לא "להטריד" גורמים בהמשך התהליך כל עוד הגורמים שלפניהם לא אישרו; הפרמטרים של חוקי המנגנון ניתנים לעדכון מתוך המערכת...

תיוק פשוט של הודעות מייל בחוזים בגינם נשלחו; שליפה מהירה של קבצים מחוזים, לצורך צירופם למייל

פעולות אפשריות:

  • תיוק ישיר של אימייל, מתוך Outlook, לפריט (כדוגמת חוזה) השמור בשרת, בלא צורך בפתיחת המערכת וביצוע פעולה ידנית
  • שליפת קבצים מפריטים שמורים בשרת (כדוגמת חוזים), וצירופם למייל אותו כותבים ב Outlook, בלא צורך בפתיחת המערכת וביצוע פעולה ידנית

האימיילים הנשמרים בפריט בשרת מנותחים, והמידע החשוב שלהם נשמר לצידם באופן שמאפשר להבין את מהוצם בלי לפתוח אותם, ובאופן המאפשר איתורם בעזרת מסכי החיפוש. כמו כן, הם נשמרים כקבצים הניתנים לפתיחה ישירה, עם כל הצרופות, נמענים, גוף ההודעה וכו'

סינכרון רשימת העובדים במערכת עם מאגר העובדים המנוהל ב Active Directory

עובדים חדשים מקבלים הרשאה אוטומטית לפריטים לפי תפקיד

  • במידה והרשאות לפריטים במערכת ניתנות על בסיס תפקידים (ולא על בסיס שמי), הסנכרון גורם לכך שעובדים חדשים שנקלטו בחברה והוגדרו ב Active Directory, מקבלים באופן אוטומטי גישה למערכת, והרשאה לכל הפריטים שיש לעמיתיהם, באותו תפקיד

החלפת הרשאות לעובדים שעברו תפקיד

  • הסנכרון גורם לכך שעובדים שתפקידם הוחלף ב Active Directory (פעולה נפוצה, היות שלכל תפקיד נדרשת הגדרה שונה בתכלית של הרשאות כלל ארגוניות), מקבלים באופן אוטומטי הרשאה לכל הפריטים שיש לעמיתיהם בתפקיד החדש, ומאבדים הרשאות לפריטים שהורשו אליהם במסגרת התפקיד הישן

ביצוע התאמות באופן עצמאי, ללא קוד, בתבניות פריטים/דוחות, קטלוגים ומחוונים

עצמאות הלקוח בקביעת התאמות למערכת

  • מודול זה מאפשר ללקוח להקים "מוקד התאמות" מקצועי בתוך הארגון, שיאפשר ביצוע עצמאי של התאמות למערכת, בהיבטים הבאים: תבניות פריטים (שדות ופרקים, רשימות וקטלוגים, חישובים וכו'), תבניות דוחות (מכל ה"משפחות" למעט "דוחות מיוחדים"), ולוחות מחוונים לעובדים.

הכשרת צוות "מעצבים"

  • צוות ה"מעצבים" לא צריך ללמוד קוד, כיוון שכל ההתאמה מתבצעת ממשק המשתמש של המערכת. על מנת להנות מהמודול, ידרש הארגון להקצות זמן להכשרה מתאימה של העובדים שיבצעו את פעולת ההתאמות

ביצוע התאמות הדורשות קידוד באופן עצמאי: חוקים, ממשקים למע' אחרות, וכו'

עצמאות הלקוח בביצוע הרחבות מתקדמות למערכת

  • המודול נועד לאפשר לארגון לפתח באופן עצמאי ממשקי תוכנה מתוכנות צד ג' למערכת (דרך ממשק תכנותי - SDK/API). המודול מאפשר גישה לרוב הפעולות התקניות במערכת: יצירה ועדכון של נתוני פריטים, קריאת נתוני פריטים, יצירת התראות, ביצוע חיפוש מהיר, ביצוע חיפוש מבוסס פרמטרים, וכו'.

למה TopKnowledge?

תועלות לעובדים...

  • הנוחות לארגן ולשמור בקלות מידע חשוב, בתוך שטף הפעילות היומית
  • היכולת להישאר מעודכנים במידע הרלוונטי, ללא השקעת מאמץ
  • היכולת לאתר מידע אכותי וחשוב בזמן שבו הוא נדרש, כולל מענה לשאלות
  • הערך הרב של גישה מהירה לתובנות של עמיתים
  • קבלת הכרה כ"מומחים" בתחומם, בזכות תרומתם לידע הארגוני

תועלות למנהלים...

  • כלים להנחיית עובדים ולמתן גישה למידע מהותי להצלחת פרויקטים
  • ניהול, מעקב ובקרה יעילים של שימוש בידע החיוני לעבודה יעילה
  • מגוון כלים החוסכים זמן ומונעים טעויות
  • ניהול יעיל של מערך מומחים.
  • יכולת מתן שירות אפקטיבי ושיפור ביצועים

תועלות לארגון...

  • השגת שיתוף וזרימת ידע מיטבי תוך בקרה ואבטחת גישה
  • תשתית לקבלת החלטות מושכלת, מבוססת על ידע ונסיון קולקטיביים.
  • תשתית למענה מהיר ולתגובה מהירה
  • הגברת תפוקה וחסכון בזמן
  • פיתוח הנכסים האנושיים והאינטלקטואליים של הארגון

ניהול ידע כמו שניהול ידע צריך להיות...

הגשת המידע לאנשים הנכונים, בזמן הנכון!

בין לקוחותינו